Накладная и счёт в Латвии — два разных документа, которые на практике часто объединяют в один. Pavadzīme (накладная) — это документ поставки товара: она доказывает, что товар физически ушёл от одной фирмы к другой. Счёт — оправдательный документ для оплаты. Если реквизиты обоих собраны на одном листе, получается pavadzīme-rēķins (накладная-счёт), и именно так чаще всего работают в торговле и при поставке стройматериалов.
Какие реквизиты нужны в накладной
Требования следуют из статьи 11 Закона о бухгалтерии и правил Кабинета министров № 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi». На практике в накладной указывают:
- название документа, номер и дату;
- отправителя товара: название, регистрационный номер, юридический адрес;
- получателя и, если он отличается, адрес поставки;
- перечень товаров: наименование, количество, единицу, цену и сумму;
- если документ одновременно является счётом — ставку НДС, сумму НДС и итог;
- подписи ответственных лиц: кто выдал и кто получил.
Подписи — это то, чем накладная отличается от обычного счёта. Счёт, подготовленный электронно, действителен без подписи, а по бумажной накладной отправитель должен получить обратно экземпляр с подписью получателя. Поэтому в генераторе при выборе вида документа «Накладная» внизу PDF появляются два места для подписей.
Регистр накладных
Правила № 877 предусматривают, что выданные и полученные документы поставки регистрируются в хронологическом порядке: отправитель — в день отправки, получатель — в день получения и до дальнейшего движения товара. Практически это значит, что нумерация накладных должна идти по порядку, без дыр, и каждая выданная накладная должна попадать в регистр фирмы.
Когда хватает счёта, а когда нужна накладная
- Услуга (стройработы, ремонт, консультация) — накладная не нужна, достаточно счёта, а сдачу работ обычно оформляют актом приёмки-передачи;
- поставка товара — нужен документ поставки: отдельной накладной или объединённый со счётом;
- материалы на объект — в строительстве накладная часто единственное доказательство, что материал действительно привезли на конкретный объект, поэтому адрес поставки стоит писать точно.
Как сделать накладную здесь
Открой генератор счетов, в поле «Вид документа» выбери Накладную или Накладную-счёт, заполни реквизиты сторон и строки товаров, скачай PDF. Разница между видами: в чистой накладной блок реквизитов для оплаты не показывается, потому что это не требование об оплате; в накладной-счёте он остаётся.
Правила № 877 менялись в сентябре 2025 года, и изменения коснулись в том числе накладных, поэтому при нетипичных случаях (акцизные товары, лесоматериалы, перевозки) актуальную редакцию стоит сверить на сайте VID.