Pavadzīme un rēķins Latvijā ir divi dažādi dokumenti, kurus praksē bieži apvieno vienā. Pavadzīme ir preču piegādes dokuments — tā pierāda, ka prece fiziski aizgāja no viena uzņēmuma pie otra. Rēķins ir attaisnojuma dokuments samaksai. Ja abu rekvizīti ir vienā lapā, sanāk pavadzīme-rēķins, un tieši tā visbiežāk strādā tirdzniecībā un būvmateriālu piegādē.
Kādi rekvizīti vajadzīgi pavadzīmē
Prasības izriet no Grāmatvedības likuma 11. panta un Ministru kabineta noteikumiem Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi». Praksē pavadzīmē norāda:
- dokumenta nosaukumu, numuru un datumu;
- preču nosūtītāju: nosaukumu, reģistrācijas numuru, juridisko adresi;
- preču saņēmēju un, ja tā atšķiras, piegādes adresi;
- preču sarakstu: nosaukumu, daudzumu, mērvienību, cenu un summu;
- ja dokuments vienlaikus ir rēķins — arī PVN likmi, PVN summu un kopsummu;
- par darījumu atbildīgo personu parakstus: kas izsniedza un kas saņēma.
Paraksti ir tā vieta, kur pavadzīme atšķiras no parasta rēķina. Rēķins, kas sagatavots elektroniski, ir derīgs bez paraksta, bet papīra pavadzīmei preču nosūtītājam jāsaņem atpakaļ saņēmēja parakstīts eksemplārs. Tāpēc ģeneratorā, izvēloties dokumenta veidu «Pavadzīme», PDF apakšā parādās divas parakstu vietas.
Pavadzīmju reģistrs
MK noteikumi Nr. 877 paredz, ka izdotās un saņemtās preču piegādes dokumentus reģistrē hronoloģiskā secībā — nosūtītājs nosūtīšanas dienā, saņēmējs saņemšanas dienā un pirms preču tālākas kustības. Praktiski tas nozīmē, ka pavadzīmju numerācijai jāiet pēc kārtas, bez caurumiem, un katrai izdotai pavadzīmei jāparādās uzņēmuma reģistrā.
Kad pietiek ar rēķinu, un kad vajag pavadzīmi
- Pakalpojums (būvdarbi, remonts, konsultācija) — pavadzīme nav vajadzīga, pietiek ar rēķinu, bet darbu nodošanu parasti noformē ar pieņemšanas-nodošanas aktu;
- preču piegāde — vajadzīgs preču piegādes dokuments; to var noformēt kā atsevišķu pavadzīmi vai apvienot ar rēķinu;
- materiāli objektā — būvniecībā pavadzīme bieži ir vienīgais pierādījums, ka materiāls tiešām tika nogādāts uz konkrēto objektu, tāpēc piegādes adresi vērts rakstīt precīzi.
Kā izveidot pavadzīmi šeit
Atver rēķinu ģeneratoru, laukā «Dokumenta veids» izvēlies Pavadzīme vai Pavadzīme-rēķins, aizpildi pušu rekvizītus un preču rindas, un lejupielādē PDF. Atšķirība starp abiem veidiem: tīrā pavadzīmē apmaksas rekvizītu bloks netiek rādīts, jo tā nav prasība samaksai; pavadzīmē-rēķinā tas paliek.
Noteikumi Nr. 877 tika grozīti 2025. gada septembrī, un izmaiņas skāra arī pavadzīmes, tāpēc, ja tavā darbībā ir netipiski gadījumi (akcīzes preces, kokmateriāli, pārvadājumi), aktuālo redakciju vērts pārbaudīt VID mājaslapā.