Ap e-rēķiniem ir sajukums ar datumiem, jo termiņš ir mainīts. Īsā atbilde: ja tu nestrādā ar valsts vai pašvaldības iestādēm, obligātais e-rēķins tev sākas 2028. gada 1. janvārī, nevis 2026. gadā, kā bija plānots sākotnēji.
Termiņi pēc pašreizējās likuma redakcijas
- 2025. gada 1. janvāris — e-rēķins kļuva obligāts darījumos ar budžeta iestādēm (B2G, G2B, G2G). Ja izraksti rēķinu pašvaldībai, skolai vai valsts iestādei, tas jau tagad jānoformē kā strukturēts e-rēķins.
- 2026. gada 1. janvāris — tiem pašiem darījumiem ar budžeta iestādēm e-rēķinu dati jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam.
- 2028. gada 1. janvāris — e-rēķins kļūst obligāts arī uzņēmumu savstarpējos darījumos (B2B) kopā ar datu nodošanu VID.
Sākotnēji B2B termiņš bija 2026. gada 1. janvāris, bet 2025. gada 5. jūnijā Saeima pieņēma Grāmatvedības likuma grozījumus, kas to pārcēla par diviem gadiem — lai mazajiem uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem un biedrībām būtu laiks sagatavoties. Līdz 2028. gadam B2B e-rēķins ir brīvprātīgs, un datus VID drīkst nodot labprātīgi jau tagad.
Termiņš jau ir pārcelts vienreiz, tāpēc pirms svarīgiem lēmumiem aktuālo redakciju vērts pārbaudīt VID vai Finanšu ministrijas mājaslapā.
Kas ir strukturēts e-rēķins — un kas nav
E-rēķins nav PDF, kas nosūtīts pa e-pastu. Tas ir mašīnlasāms XML dokuments, kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931: saņēmēja grāmatvedības sistēma to ielasa automātiski, bez pārrakstīšanas ar roku. PDF paliek ērts cilvēkam, bet likuma izpratnē tas nav strukturēts e-rēķins.
Praksē abi formāti dzīvo līdzās: klientam aiziet saprotams PDF, sistēmai — XML ar tiem pašiem datiem.
Trīs veidi, kā e-rēķinu nosūtīt
- Oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese) portālā Latvija.gov.lv — bez maksas, piemērota, ja rēķinu ir maz;
- e-rēķinu operators jeb Peppol pakalpojumu sniedzējs — maksas pakalpojums, izdevīgs pie lielākiem apjomiem un integrācijas ar grāmatvedības sistēmu;
- tieša vienošanās starp pusēm — piemēram, sistēmu integrācija vai cits kanāls, par ko rēķina izrakstītājs un saņēmējs vienojas.
Sīkāk par to, ko izvēlēties, — lapā kā nosūtīt e-rēķinu.
Ko būvniekam darīt jau tagad
Galvenais ieguldījums nav programmatūra, bet kārtībā salikti rēķinu dati — tieši tie paši lauki vēlāk aiziet XML formātā:
- numerācija pēc kārtas, bez caurumiem un dublikātiem;
- pilni abu pušu rekvizīti, ieskaitot PVN numurus;
- korekts PVN, arī apgrieztais PVN būvdarbos;
- saglabāta rēķinu vēsture, nevis Word faili mapēs.
Ja izraksti rēķinu valsts iestādei, e-rēķins vajadzīgs jau šodien. Ikdienas darbam ar privātklientiem un citiem uzņēmumiem pietiek ar rēķinu ģeneratoru: rēķini glabājas kontā, dati ir sakārtoti, un pārejai uz XML nekas nebūs jāpārraksta no jauna.