Sagatavot e-rēķinu ir puse darba — to vēl vajag nogādāt saņēmējam pareizā kanālā. Latvijā ir trīs pieļaujami varianti, un izvēle galvenokārt ir atkarīga no tā, cik rēķinu izraksti mēnesī.
1. E-adrese portālā Latvija.gov.lv — bez maksas
Oficiālā elektroniskā adrese ir valsts nodrošināts kanāls, un tā nemaksā neko. Kas vajadzīgs:
- aktivizēts e-adreses konts uzņēmumam;
- drošs identifikācijas līdzeklis — eParaksts, Smart-ID vai internetbanka;
- dators vai viedierīce.
Šis variants ir domāts tiem, kam rēķinu ir maz — praksē līdz dažiem rēķiniem dienā. Katrs rēķins tiek noformēts atsevišķi, un integrācijas ar grāmatvedības programmu nav, tāpēc pie lielākiem apjomiem tas kļūst par laika ēdāju.
2. E-rēķinu operators jeb Peppol pakalpojumu sniedzējs — maksas
Operators pieslēdz tevi Eiropas apmaiņas tīklam Peppol. Rēķins aiziet saņēmējam neatkarīgi no tā, kādu grāmatvedības sistēmu viņš lieto, un lielākā daļa operatoru piedāvā integrāciju, lai rēķini aizietu no tavas sistēmas bez roku darba.
Tas ir loģiskais variants, ja rēķinu ir desmitiem mēnesī vai ja klientu vidū ir lieli uzņēmumi ar savām sistēmām. Maksa parasti atkarīga no rēķinu skaita.
3. Tieša vienošanās starp pusēm
Likums pieļauj, ka rēķina izrakstītājs un saņēmējs paši vienojas par apmaiņas kanālu — piemēram, tiešu sistēmu integrāciju. Praksē to izmanto uzņēmumi ar pastāvīgu, lielu plūsmu starp konkrētiem partneriem.
Ko izvēlēties
- Daži rēķini mēnesī, klienti — privātpersonas un mazi uzņēmumi: e-adrese pilnībā pietiek, un līdz 2028. gadam B2B e-rēķins tev vispār nav obligāts;
- regulāri rēķini valsts iestādēm: e-adrese der, bet, ja rēķinu skaits aug, operators ietaupīs laiku;
- desmitiem rēķinu mēnesī vai grāmatvedības programma: operators ar integrāciju.
Par termiņiem un to, kam e-rēķins jau ir obligāts, — lapā e-rēķins Latvijā.
Kamēr pāreja nav notikusi
Ja rēķinus izraksti citiem uzņēmumiem un privātklientiem, līdz 2028. gadam derīgs ir parasts rēķins ar visiem rekvizītiem. Svarīgi, lai dati būtu sakārtoti jau tagad — rēķinu ģeneratorā numerācija iet pēc kārtas, rekvizīti glabājas, un rēķinu vēsture paliek kontā.