Kas ir veidnē
Veidne atveras gan Microsoft Word, gan Google Docs un LibreOffice. Tajā jau ir izkārtoti visi rekvizīti, ko Latvijā prasa Grāmatvedības likums attaisnojuma dokumentam:
- dokumenta nosaukums, rēķina numurs un izrakstīšanas datums;
- piegādātāja un saņēmēja bloki: nosaukums, reģistrācijas nr., PVN nr., adrese, kontakti;
- pozīciju tabula ar 8 rindām — apraksts, daudzums, mērvienība, cena, summa;
- kopsavilkums: summa bez PVN, PVN 21% un kopsumma;
- summa vārdiem, bankas rekvizīti un apmaksas termiņš;
- norāde, ka rēķins sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta.
Ko mainīt, ja neesi PVN maksātājs
Dzēs PVN rindu pavisam — nevis raksti «PVN 0%», jo nulles likme nozīmē ko citu (eksportu, piegādes ES iekšienē). Tā vietā pievieno norādi: «Piegādātājs nav reģistrēts PVN maksātāju reģistrā». Vairāk par to — lapā rēķins bez PVN.
Word veidnes vājā vieta
Word failā katrs nākamais rēķins jāpārraksta ar roku: jāmaina numurs, jāpārrēķina PVN, jāizlabo summa vārdiem. Tieši šeit rodas biežākās kļūdas — dublēts rēķina numurs, nesakrītoša PVN summa vai aizmirsts PVN reģistrācijas numurs. Grāmatvedis tādu rēķinu atdod atpakaļ.
Ja rēķinu izraksti biežāk nekā reizi mēnesī, ātrāk sanāk rēķinu ģeneratorā: numerācija iet pēc kārtas pati, PVN un summa vārdiem aizpildās automātiski, klientu rekvizīti saglabājas, un rezultātu lejupielādē PDF formātā. Ja vajag rēķinu ar formulām, ņem Excel veidni.